- Fundamental tener un perfil muy claro de los usuarios de la intranet.
Ayudan los "life stories", esto es, entrevistar a un número de personas que desempeñen distintos roles en la organización y redactar un folio con la historia de un día de trabajo normal para ellos. De esta manera, tienes un registro escrito de las tareas que a diario realizan los que serán usuarios de la intranet. No hay que olvidar que más que nada, una intranet es una herramienta que debería ayudar a hacer el trabajo más fácil a las personas.

- La intranet a veces es de uso obligado. Eso hace que haya que abordarla de manera distinta, ya que por lo general ese tipo de usos no presentan una experiencia de usuario placentera a no ser que se cumpla con el objetivo final.

- Los usuarios de la intranet valoran muy positivamente los aspectos funcionales y la arquitectura clara y precisa. Mientras más claro y obvio sea, mucho mejor. No vale ponerse creativo e inventar nombres curiosos o divertidos para las secciones. El trabajador quiere hacer su trabajo casi sin pensar y no valorará la creatividad de quien ha redactado las etiquetas.

- Una intranet debe contar con un sistema de ayuda en su uso que sea útil. No un simple pregunta/respuesta, eso no vale. Hay que entender que los perfiles dentro de una empresa son muy variados, así como sus habilidades ofimáticas y cuando un empleado no logra hacer algo dentro de la intranet, si no tiene una ayuda atractiva y bien pensada (con demos, preguntas y procesos paso a paso) irá donde un usuario avanzado a perdirle ayuda. Eso resulta en que los usuarios avanzados, los primeros meses de uso de la nueva intranet, dediquen un 20% de su tiempo a ayudar a sus compañeros, cosa que a la compañía obviamente no le beneficia ni reporta dinero...

- En una intranet TODO el mundo está implicado y todos quieren participar. Ya no es sólo marketing, sino recursos humanos, administración, ventas, etc. Y claro, todos quieren una sección propia, con mucho contenido, para que sus jefes vean los implicados que están y lo mucho que curran. Cuidado. Si no te vas con ojo, te la cuelan a la primera y acabas haciendo un site que es todo menos una herramienta de trabajo útil.

- La intranet es un excelente medio de gestión del conocimiento entre un grupo determinado de personas. Esto es, sabes exactamente quiénes son tus usuarios y lo que necesitan, por lo que puedes crear un sistema de gestión documental bastante interesante y a medida. En un site corporativo eso es poco probable, por dos motivos: no vas a poner a disposición de cualquiera el material confidencial de la empresa y tampoco sabes exactamente lo que quieren todos los usuarios.

- La intranet representa un reemplazo de las tareas que los usuarios hacían manualmente. Esto es completamente cierto, por lo que hay que preguntarles qué era eso que hacían, cómo lo hacían y que encontraban de positivo y negativo en ello. Así, es mucho más fácil diseñar esos procesos en la intranet rescatando lo valores que los mismo usuarios te han proporcionado.

- Puedes diseñar estrategias de seguimiento del uso que te aporten una información valiosísima. Aprovecha la oportunidad que se te brinda de hacer test, entrevistas, análisis de logs, etc. Pocas veces se tienen tantos usuarios identificados y al alcance de la mano para estudiar su comportamiento y reacciones frente a una interfaz, sin pasar por reclutamientos ni pagar a agencias que a veces te mandan a cualquier personas que han pillado por la calle.


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